Cocréer – leçons que nous avons apprises 

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La culture d’entreprise est primordiale, car elle définit le contexte pour tout ce qui suit.

1. TROUVER LE JUSTE MILIEU.

L’équilibre doit prendre en compte la taille de votre entreprise et de ses emplacements, le type d’entreprise et la diversité des tâches et des méthodes de travail de votre personnel. Dans certains cas, les employés ne passent que peu de temps à leur poste de travail – ce qui suppose un changement de rapport entre l’espace occupé par les postes de travail individuels, passant de 80 % à 60 %, et l’espace public, qui passerait alors de 20 % à 40 %.

La répartition adéquate de l’espace signifie également qu’il faut réfléchir aux types d’espaces publics les mieux adaptés à votre entreprise. Avez-vous besoin de salles de réunion fermées? Ou est-ce que les cafés, les salons ouverts et les espaces semi-fermés peuvent servir de salles de réunion? De nombreuses entreprises auront recours à une solution combinant tous ces aspects, dont l’aménagement offrira des zones de collaboration adjacentes aux postes de travail et salles de conférence, qui accueilleront des réunions ponctuelles dans une variété d’espaces.

2. OPTER POUR LA VISIBILITÉ.

Nous ne saurions trop insister sur l’importance de la visibilité lors de l’aménagement des postes ou des aires de travail, laquelle facilite la rencontre entre collègues se rendant à l’imprimante, au café du bureau ou à une réunion planifiée. On peut améliorer la visibilité au moyen d’un système de cloisons en verre transparent, des panneaux peu élevés et des tables de travail autoportantes qui procurent une surface de travail ininterrompue.

Il est à noter que la visibilité ne concerne pas seulement les gens, mais également le travail. Des tableaux blancs mis à la vue du groupe ou des passants peuvent susciter des échanges qui font émerger des idées. De grands écrans placés dans le bureau privé ou dans un espace de travail partagé permettent aussi aux employés de se rassembler et de contribuer au travail en cours.

3. PROVOQUER DES ÉTINCELLES.

L’espace de travail doit pouvoir accueillir de brèves réunions impromptues. Il est essentiel de créer une variété d’emplacements visibles et accessibles où les gens peuvent se rassembler spontanément, plutôt que de se réunir uniquement dans une salle qu’on doit d’abord réserver. De telles salles sont souvent sous-utilisées en raison de leur disponibilité limitée avant que ne commence une autre réunion planifiée. Lorsqu’une réunion est interrompue juste au moment où les étincelles de la création se mettent à jaillir, on risque de perdre d’importantes possibilités d’innovation.

4. PLANIFIER LES RENCONTRES FORTUITES

Une stratégie consiste à amalgamer les environnements : déplacer une imprimante dans la cafétéria, créer un espace de réunion dans la bibliothèque, poser des babillards aux murs de la cafétéria ou des corridors ou forcer les gens à circuler dans une aire centrale de sorte de créer des occasions de rencontre.

5. SE RENCONTRER RAPIDEMENT.

Les surfaces à hauteur debout favorisent les réunions spontanées. En même temps, les tables hautes (position debout), avec ou sans tabourets, ne contribuent pas à une conversation très longue. Ils servent de points de rencontre fortuite qui n’exigent que très peu de temps. Les tables et les comptoirs ou les bars invitent également les gens à s’arrêter et à discuter, leur permettant de s’appuyer ou de se jucher, diminuant l’embarras de rester sur place ou de se tenir debout sans appui.

Les tables hautes, les comptoirs et les bars peuvent être efficacement exploités aux postes de travail, dans les salles de réunion et les corridors à l’extérieur des salles de réunion, de même que dans les coins-repas et les bibliothèques – partout où de plus petits groupes de personnes pourraient vouloir se rencontrer.

6. TIRER EFFICACEMENT PROFIT DE L’ESPACE.

Les espaces dédiés sont souvent sous-utilisés en raison de leur disponibilité limitée, avant qu’un autre groupe n’ait prévu utiliser l’espace. Les salles de réunion dédiées ne devraient pas constituer la seule solution aux besoins du bureau. Toutefois, la plupart des entreprises ont besoin d’au moins quelques petites salles de réunion, de même que des aires et des espaces de réunion transitoires équipés de sièges d’appoint décontractés.

7. PROMOUVOIR LE PARTAGE.

Les éléments partagés favorisent la collaboration. Les ilots de rangement, par exemple, peuvent également faire office de lieux de rencontre. Les écrans (notamment les grands écrans rotatifs) et les chaises d’accueil au poste de travail encouragent la participation des membres de l’équipe ou des passants. Une petite table mobile partagée par une grande équipe invite les membres à échanger des données ou des résultats, sans nécessairement inclure le groupe en entier.

8. LA SOUPLESSE : UN FACTEUR ESSENTIEL.

La collaboration peut revêtir diverses formes : mentorat et apprentissage, partage et échanges, présentation et cocréation. La collaboration peut se traduire par une séance de remue-méninges entre deux personnes ou une conversation engageant une douzaine de personnes. L’aménagement de l’aire de travail devrait intégrer plusieurs niveaux de collaboration pour pouvoir s’adapter à différentes activités et à différents groupes.

Aussi grand soit le nombre de personnes qui collaborent, des dispositions doivent être prises pour assurer le travail individuel et le travail exigeant de la concentration. L’intimité acoustique et visuelle est un point important à considérer dans un bureau décloisonné. Cependant, l’intimité ne tient pas toujours à quatre murs et une porte.

En général, la nature du travail change tout au long de la journée, allant des tâches en silence et solitaires aux discussions de groupe ou aux conversations en tête-à-tête. Ainsi, différents degrés d’intimité peuvent être offerts aux postes de travail, aires d’accueil informelles et salles tranquilles ou cubicules qui permettent la réflexion, la planification et la rédaction sans interruption. Une bibliothèque, un coin-repas ou une salle de conférence inoccupée offrent également divers endroits pour se retrouver, un choix d’emplacements propres à la tâche.

9. GÉNÉRER DE L’INTÉRÊT.

Il faut organiser l’espace pour optimiser la circulation et planifier des endroits qui favorisent les « rencontres fortuites ». Le bureau-paysage est comparable aux environnements urbains qui manquent de lieux de rassemblement public à vocation mixte et ainsi, n’incite pas à la marche ou à la socialisation. En revanche, dans les villes où l’on trouve des places publiques entourées d’entreprises de toutes sortes, de même que dans les quartiers résidentiels, les gens se réunissent fréquemment pour magasiner, manger, socialiser et assister à des évènements. Bon nombre d’urbanistes créent désormais ce type d’endroit convivial pour les piétons pour revitaliser les quartiers en dégradation; une démarche similaire en matière d’aménagement de bureaux permet aussi de mobiliser les employés et d’accroitre l’interaction.

10. LES INVITER.

Notre recherche révèle qu’il est important de trouver des moyens de rendre l’espace plus invitant : cet objectif peut être réalisé grâce à la transparence, la division de l’espace de faible hauteur, des portes coulissantes, un éclairage d’accentuation, des espaces ancrés au moyen d’un mobilier fixe combiné à un mobilier mobile, des formes sculpturales et des éléments « de liaison » rappelant des formes familières comme un tableau noir d’école ou même des « modules » de réunion sous la forme de chalets suisses ou d’igloos, comme le fait Google à son bureau de Zurich.

11. TENIR COMPTE DE LA DISTANCE VIRTUELLE.

Tandis que la société poursuit sa transition dans l’ère numérique, les entreprises doivent également s’attaquer aux possibilités et aux difficultés inhérentes à la collaboration au sein d’une main-d’œuvre virtuelle. Bien que la technologie permette la communication sans limites géographiques, temporelles ou organisationnelles, elle ne réduit pas la distance entre les normes et les valeurs sociales ni ne compense la difficulté d’établir une alliance ou une confiance entre les gens qui ne travaillent pas ensemble et ne fraternisent pas sur une base quotidienne.

Même la technologie la plus évoluée n’arrive pas encore tout à fait à résoudre le problème du partage de renseignements tacites ou de la capacité à tenir informés les membres d’une équipe en temps opportun. Encore une fois, toutefois, la culture est un facteur important et une entreprise ouverte et capable d’adaptation a de meilleures chances de réussite qu’une entreprise qui s’oppose au changement.

Cependant, nous voulons ici mettre l’accent sur le lieu de travail et la collaboration, et la créativité qui s’exprime (ou non) à travers ceux-ci. Au moins d’ici à ce que la prochaine itération de technologie soit mise en œuvre, le bureau demeure toujours « là où se déroule l’action ». Une réflexion intelligente et critique sur la conception peut nous aider à planifier et à gérer un bureau qui stimule l’innovation dont notre économie mondiale et notre monde ont si cruellement besoin de nos jours.

12. FINALEMENT, SE CONNAITRE SOI-MÊME.

Il n’y a pas qu’une seule solution à la création d’une culture ou d’un lieu de travail où règne la collaboration. Chaque entreprise est unique et dotée d’une culture, d’une technologie, de pratiques de travail et d’un espace qui lui sont propres. En général, nous insistons sur le fait que des changements, petits ou grands, doivent être apportés pour stimuler la cocréativité. Un « grand » changement pourrait se traduire par l’élimination de tous les murs, comme c’est souvent le cas; un changement « plus modeste » pourrait être d’abaisser la hauteur des cloisons des cubicules ou d’ajouter des tables mobiles ou des chaises d’accueil dans les aires de travail ouvertes.

Comme le souligne Diane Stegmeier dans son livre blanc intitulé Workplace Futures, le succès des stratégies en milieu de travail est tributaire de la cohérence entre l’environnement physique et les valeurs fondamentales, la culture et l’image de l’entreprise. L’aménagement de l’espace ne constitue qu’un seul élément – bien qu’il s’agisse d’un facteur important – dans un système complexe d’environnements physique, psychologique et virtuel qui influencent le comportement dans le milieu de travail moderne.

La culture d’entreprise est primordiale, car elle définit le contexte pour tout ce qui suit. Si les chefs et les gestionnaires n’adoptent pas le modèle de comportement auquel ils s’attendent, s’ils ne soutiennent pas la libre circulation de l’information et la collaboration sans frontières, aucun espace ouvert n’incitera les gens à franchir les lignes invisibles de la hiérarchie et du contrôle qui gênent l’interaction. En même temps, la réflexion sur la conception demeure un outil essentiel à la création d’une solution physique éclairée qui agit comme plateforme de changement durable.

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Comment la conception et la technologie peuvent-elles accroitre la collaboration, le dynamisme et la démocratie dans le milieu de travail? Téléchargez le document de connaissances COCRÉER.

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